Kocaeli'de işe alım neden ayrı bir dikkat ister
Kocaeli'de bir işe alım kararı çoğu zaman tek bir kişiyle sınırlı kalmaz. Gebze ve Dilovası'ndaki organize sanayi bölgelerinde, Körfez'in rafineri ve liman kuşağında, Gölcük'teki üretim tesislerinde ya da İzmit'in Alikahya yönündeki sanayisinde işe giren biri, bir vardiyanın, bir hattın ya da bir deponun parçası olur. Forklift kullanan, kimyasal madde sevkiyatına imza atan ya da gece vardiyasında hattın başında duran kişinin özgeçmişindeki bir yanlış, yalnız işvereni değil yanındaki çalışanları da etkileyebilir.
İlin göç alan yapısı da tabloyu değiştirir. Sanayinin çektiği iş gücü, Anadolu'nun pek çok yerinden ve İstanbul'un Pendik, Tuzla gibi ilçelerinden gelir. Aday, önceki işini başka bir ilde yapmış, belgesini başka bir kurumdan almış olabilir. Bu durum bir şüphe nedeni değildir; yalnız işverenin "bu bilgiyi nereden kontrol ederim" sorusuna cevap vermeyi zorlaştırır. Biz bu soruya cevap ararken adayı bir şüpheli gibi değil, beyanları doğrulanacak bir başvuru sahibi olarak görürüz.
Kısacası amaç, adayın hayatını araştırmak değildir. Amaç, adayın masaya koyduğu bilgilerin doğru olup olmadığını onun bilgisiyle görmektir. Bu sınırı baştan çizmek hem kişisel verilerin korunmasına ilişkin kurallara uygun bir süreç kurar hem de işvereni sonradan doğabilecek bir uyuşmazlıkta zor durumda bırakmaz.
Neler doğrulanır, neler doğrulanmaz
Doğrulamanın kapsamı adayın beyanıyla sınırlıdır. Aday "şu tarihler arasında şu firmada vardiya amiri olarak çalıştım" diyorsa bu cümle kontrol edilir; adayın hafta sonu ne yaptığı, kiminle yaşadığı ya da hangi derneğe gittiği ise kapsamın dışında kalır.
| Adayın beyanı | Nasıl kontrol edilir | Bilgiyi kim sağlar |
|---|---|---|
| Önceki işyerleri ve çalışma tarihleri | Adayın e-Devlet'ten aldığı barkodlu hizmet dökümü, referans görüşmesi | Aday ve adayın gösterdiği referans |
| Görev unvanı ve sorumluluk | Önceki işverenle yapılan, adayın onayladığı görüşme | Önceki işveren |
| Diploma ve mezuniyet | Barkodlu belgenin e-Devlet doğrulama ekranında sorgulanması ya da okulun doğrulama hizmeti | Aday, okul |
| Mesleki sertifika (operatör, kaynak, iş güvenliği vb.) | Belgeyi veren kurumun doğrulama imkânı varsa o yoldan | Aday, belgeyi veren kurum |
| Adli sicil durumu (pozisyon gerektiriyorsa) | Adayın kendi aldığı belgenin barkod kontrolü | Aday |
| Şirket ortaklığı ya da kendi işini kurduğu dönem | Ticaret sicili gazetesindeki kamuya açık ilanlar | Açık kaynak |
Tablodaki ortak nokta şudur: belgeyi çoğu zaman aday kendisi alır ve verir, biz yalnız doğruluğunu kontrol ederiz. Nüfus, tapu, banka ya da sosyal güvenlik kayıtları açık kaynak değildir; bunlara aday dışında bir yoldan ulaşmaya çalışmak hem hukuka aykırıdır hem de elde edilen bilginin hiçbir değeri olmaz.
Adayın onayı: sürecin ilk belgesi
Her doğrulama çalışması, adaya yapılan yazılı bir bilgilendirmeyle başlar. Bu metinde hangi bilgilerin, kimlerle görüşülerek, hangi amaçla ve ne kadar süreyle kontrol edileceği sade bir dille yazılır. Aday bu metni okur, sorusu varsa sorar ve onay verir. Onay vermeyen adayın süreci işverenin kendi politikasına göre ilerler; biz onaysız bir dosyada çalışmayız.
Uygulamada bu adım çoğu işverene fazladan bürokrasi gibi görünür. Oysa vardiya düzeninde hızlı işe alım yapan bir fabrikada, sonradan "benim hakkımda kiminle konuştunuz" diye soran bir aday çıktığında elde yazılı bir metin olması süreci kurtarır. Ayrıca bilgilendirme yapılan aday, özgeçmişinde abarttığı bir noktayı çoğu zaman kendisi düzeltir; bu da doğrulamanın en ucuz ve en hızlı sonucudur.
Onay metninde şu noktaların yer almasını öneririz:
- Doğrulanacak beyanların listesi (tarih, unvan, belge, referans)
- Görüşülecek referansların adı ve görüşmenin konusu
- Bilginin kimlerle paylaşılacağı ve ne kadar süre saklanacağı
- Adayın sonuca itiraz etme ve açıklama yapma imkânı
Referans görüşmesi nasıl yürür
Referans görüşmesi, adayın verdiği kişiyle ve yalnız adayın çalıştığı dönemle ilgili yapılır. Önce kişinin gerçekten o işyerinde çalışıp çalışmadığı, adayla nasıl bir iş ilişkisi olduğu teyit edilir; çünkü özgeçmişe yazılan referansın bazen adayın bir yakını çıktığı görülür. Ardından birkaç açık soru sorulur: aday hangi tarihler arasında çalıştı, hangi görevi yaptı, hangi vardiyada ya da hangi hatta bulundu?
Soruları kurarken yönlendirmekten kaçınırız. "Sık sık rapor alır mıydı" gibi sağlık bilgisine dokunan ya da "evli miydi, çocuğu var mıydı" gibi işle ilgisi olmayan sorular sorulmaz. Görüşme notu, referansın söylediğini olduğu gibi aktarır; yorum ve tahmin ayrı bir başlıkta, açıkça "değerlendirme" olarak yazılır.
Kocaeli'deki sanayi işyerlerinde sık karşılaşılan bir durum, adayın asıl işverenin değil bir taşeron firmanın kadrosunda çalışmış olmasıdır. Aday "rafineride çalıştım" dediğinde gerçekte taşeron bir bakım firmasının personeli olarak orada bulunmuş olabilir. Bu bir yalan sayılmaz; ancak görevin niteliğini anlamak için doğru kişiyle konuşmak gerekir. Bu yüzden referans görüşmesinden önce adaydan, çalıştığı firmanın tam unvanını ve sahadaki amirinin adını isteriz.
Vardiya, servis ve taşeron: sahaya özgü noktalar
İlin üretim düzeni, bazı beyanların sınanmasını kolaylaştırır, bazılarını zorlaştırır. Üç vardiyalı çalışan bir tesiste adayın "gece vardiyasında hat sorumlusuydum" beyanı, önceki işverenin vardiya düzeniyle kolayca karşılaştırılabilir. Buna karşılık kısa süreli, proje bazlı işlerde, örneğin bir tesisin bakım duruşunda birkaç hafta çalışan kişilerin kaydı dağınık olabilir; burada hizmet dökümü ile referans beyanı birlikte okunur.
Sürücü, servis şoförü ya da sevkiyat görevlisi pozisyonlarında beyanın bir kısmı belgeyle değil uygulamayla görülür. Bu tür adaylarda işveren kendi deneme sürüşünü ve iç değerlendirmesini yapar; bizim işimiz yalnız belge ve referans tarafıyla sınırlıdır. Adayın şahsi aracını, oturduğu sokağı ya da gündelik güzergâhını izlemek işe alım doğrulamasının parçası değildir. Bir çalışanın işe başladıktan sonraki davranışıyla ilgili meşru bir sorun varsa bu ayrı bir konudur ve personel doğrulama hizmetimizin farklı bir aşamasında, yine sınırları yazılı olarak çizilmiş bir kapsamla ele alınır.
Mühendis ve teknik personel alımlarında diploma kontrolü ayrı önem taşır. Gebze Teknik Üniversitesi ya da Kocaeli Üniversitesi mezunu olduğunu söyleyen bir adayın belgesi barkodluysa doğrulama birkaç dakikalık iştir. Yurt dışından alınmış ya da eski tarihli, barkodsuz belgelerde ise okulun kendi doğrulama yoluna başvurmak gerekir ve bu süre uzayabilir. Bu gecikmeyi işverene baştan söyleriz.
Yapmadığımız şeyler
Doğrulama çalışmasının sınırı, neyi yaptığımız kadar neyi yapmadığımızla da belirlenir. Aşağıdaki talepleri, gerekçesi ne olursa olsun kabul etmeyiz:
- Adayın sağlık durumunu, hamileliğini, aile planını ya da engellilik bilgisini araştırmak
- Sendika üyeliği, siyasi görüş, dinî inanç ya da etnik köken hakkında bilgi toplamak
- Adayın sosyal medya hesaplarına sahte bir profille arkadaş olarak girmek ya da kapalı hesaplarına erişmeye çalışmak
- Önceki işyerinden adayın disiplin dosyasını, sicilini ya da sağlık raporlarını gayriresmî yoldan istemek
- Adayın komşularıyla, akrabalarıyla ya da eski eşiyle konuşarak özel hayatına dair bilgi toplamak
- Banka, kredi, nüfus ya da tapu bilgisini herhangi bir yoldan sorgulamak
- İşverenler arasında dolaşan "kara liste" türünden listelere başvurmak ya da bu listelere katkı vermek
Bu listenin her maddesi, işverene kısa vadede cazip gelebilecek bir bilgiyi işaret eder. Ancak hukuka aykırı yolla edinilen bilgi, olası bir işe iade ya da tazminat uyuşmazlığında işverenin aleyhine döner. Doğrulamanın değeri, sonradan savunulabilir olmasından gelir.
Rapor ve karar
Çalışmanın sonunda işverene kısa bir rapor teslim ederiz. Raporda her beyan için üç durumdan biri yazılır: doğrulandı, doğrulanamadı ya da çelişki var. Her satırın yanında hangi belgeye ya da hangi görüşmeye dayandığı belirtilir. "Doğrulanamadı" ile "çelişki var" arasındaki fark önemlidir: önceki işverene ulaşılamaması adayın yalan söylediği anlamına gelmez.
İşe alım kararını işveren verir. Bir çelişki ortaya çıktığında adaya bunu açıklama fırsatı tanınmasını öneririz; çoğu zaman yanlış yazılmış bir tarih ya da eksik bir unvan basit bir açıklamayla çözülür. Kocaeli'de hızlı işe alım yapan işverenler için bu düzeni pozisyon türlerine göre önceden kurmak, her yeni dalgada süreci baştan tartışmaktan daha verimlidir. Tedarik zincirindeki firmaları doğrulamak isteyen işverenler için bayi ve tedarikçi araştırması sayfamıza, açık kaynakların neyi gösterip neyi göstermediğine dair ayrıntı için dijital açık kaynak araştırması sayfamıza bakabilirsiniz. Çalışma planını konuşmak isterseniz iletişim sayfamızdan ön görüşme isteyebilirsiniz.
Sık sorulanlar
Adaydan onay almadan referanslarını arayabilir miyiz?
Önerdiğimiz düzen hayır yönündedir. Aday, başvuru sırasında referans olarak bir isim verdiğinde bu kişiyle görüşülmesini beklese de, kimlerle hangi konuda konuşulacağının yazılı olarak bildirilmesi ve onayının alınması tartışmayı baştan önler. Adayın hiç anmadığı eski bir amirine ya da iş arkadaşına kendiliğinden ulaşmak ise kişisel verilerin korunmasına ilişkin kurallar bakımından sorun yaratabilir; bu tür görüşmeler yapılmaz.
Adli sicil kaydını kim, nasıl sağlar?
Adli sicil belgesini aday kendisi e-Devlet üzerinden alır ve işverene verir; belge üzerindeki barkodla gerçek olup olmadığı kontrol edilebilir. Kayda başka bir yoldan ulaşmaya çalışılmaz. Belgenin istenip istenmeyeceği de pozisyona bağlıdır: kasa, depo ya da güvenlikle ilgili bir görevde anlamlı olabilir, her vasıfsız pozisyonda istemek orantılı görülmeyebilir. Bu kararı insan kaynakları biriminiz ve hukuk danışmanınız birlikte vermelidir.
Önceki işverenden adayın neden ayrıldığını öğrenebilir miyiz?
Referans görüşmesinde önceki işverenin paylaştığı bilgi, adayın beyanıyla karşılaştırılabilir. Ancak eski işveren çoğu zaman yalnız çalışma tarihlerini ve görev unvanını teyit eder; ayrılış nedenine dair ayrıntı vermek istemeyebilir ve bu onun hakkıdır. Bir işverenin elindeki disiplin dosyasını ya da sağlık bilgisini gayriresmî yoldan istemek kabul ettiğimiz bir çalışma değildir.
Doğrulama süreci adayı işe almamak için gerekçe olabilir mi?
Beyan ile belge arasındaki açık çelişki, örneğin olmayan bir diploma ya da uydurulmuş bir unvan, işverenin değerlendirmesinde yer alabilir. Bu kararı biz vermeyiz; raporda yalnız neyin doğrulandığını, neyin doğrulanamadığını ve hangi yöntemle bakıldığını yazarız. Adaya çelişkiyi açıklama fırsatı tanımak hem adil hem de olası bir itirazda işvereni koruyan bir adımdır.
Kocaeli dışından, örneğin İstanbul'dan gelen adaylar için de doğrulama yapılır mı?
Evet. Gebze, Çayırova ve Dilovası'ndaki işyerlerine başvuranların önemli bir kısmı İstanbul'un Anadolu yakasından ya da başka illerden gelir. Referans görüşmeleri ve belge kontrolleri büyük ölçüde telefonla, yazışmayla ve çevrim içi doğrulama araçlarıyla yürüdüğünden adayın önceki iş yerinin hangi ilde olduğu yöntemi değiştirmez; yalnız süreyi etkileyebilir.